¿Cómo hacer una nómina en Colombia?

25 de octubre del 2018

El manejo correcto de la nómina es una de las tareas administrativas más importantes para cualquier empresa. Ese recibo que al final de cada mes llega a las manos de cada trabajador es el resultado de la gestión de cada compañía. Cumplir con los requisitos para pagar correctamente el salario de los empleados es una […]

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El manejo correcto de la nómina es una de las tareas administrativas más importantes para cualquier empresa. Ese recibo que al final de cada mes llega a las manos de cada trabajador es el resultado de la gestión de cada compañía. Cumplir con los requisitos para pagar correctamente el salario de los empleados es una labor que requiere de observación.

Rubén Cortés, Gerente Senior de Nómina de BDO en Colombia, explicó las diez normas básicas para lograr la gestión de nómina. Además seguir estos pasos se convierte en normas básicas que son de obligatorio cumplimiento para cualquier empresa. De esta manera se garantiza la protección de los derechos de todos los trabajadores.

“No es suficiente con pagar el salario pactado en el contrato, sino gestionar correctamente todas las variables de ese sueldo. Pero sobre todo pagarlo a tiempo”, afirmó Cortés.

¿Cómo gestionar una nómina?

Según su experiencia, el experto explicó cuáles son los diez factores primordiales que se deben tener en cuenta a la hora de gestionar una nómina:

  1. Observar estrictamente el cumplimiento de la normatividad en temas laborales, tributarios y de seguridad social. Para este fin es fundamental permanecer actualizado frente a las normas vigentes.
  2. Respetar la confidencialidad de la información. Es muy importante tener en cuenta que toda la data que maneja el área de Talento Humano es confidencial. Esta debe permanecer blindada para que no se vaya a usar de manera incorrecta, ni interna ni externamente.
  3. Tener claras las políticas de beneficios extralegales que tiene la empresa. Es primordial que estas no violen la normativa vigente y que sean absolutamente transparentes para todos los empleados.
  4. Establecer una política de calidad para garantizar que los pagos se generan todos los meses sin errores. Este cumplimiento es fundamental frente al bienestar de los empleados y su tranquilidad.
  5. Dar cumplimiento a los lineamientos de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP). Tiene la labor de auditar permanentemente que las empresas cumplan con el pago correcto de la Seguridad Social. Es decir, salud, pensión, ARL y aportes parafiscales.
  6. Cumplir con las fechas de pago estipuladas en el contrato de trabajo que se firma con los empleados. Este factor es crucial con el fin de no afectar el flujo de caja y las obligaciones familiares.
  7. Proporcionar a los empleados una adecuada asesoría con respecto al tema de retención en la fuente y a los cambios en la normatividad laboral. En los últimos años se han vivido muchas reformas y ajustes en la reglamentación. Es importante que la empresa brinde asesoría para que los empleados sepan qué se les paga, qué se les descuenta y por qué se les liquida de esa forma.
  8. Las empresas deben cumplir estrictamente con los pagos de aportes a la Seguridad Social y Parafiscales. Esto tiene relación directa con el bienestar de los empleados. Si estas obligaciones no se cubren a tiempo, se pueden suspender los servicios a los empleados y a sus familias.
  9. Todas las organizaciones deben además dar respuesta ágil y oportuna a los requerimientos de los entes de control como la UGPP, la DIAN, el DANE y el Ministerio de Trabajo.
  10. Pagar de forma correcta las prestaciones sociales. Verificar que la plataforma tecnológica que se use esté debidamente parametrizada. Así evitar errores por malos cálculos que en el futuro puedan significar demandas por parte de los exempleados y sanciones por parte de los entes de control.

¿Cómo hacer que la nómina sea efectiva?

Para el experto, la tercerización de la nómina puede ser una opción para cumplir con los requisitos fundamentales. “El manejo por outsoursing de la nómina permite a las organizaciones disminuir el costo de esta operación. También acceder a especialistas en derecho laboral, seguridad social y gestión ante la UGPP”.

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