¿Por qué las empresas no han registrado sus bases de datos?

25 de julio del 2017

Todas las empresas deben hacer el registro. Sin embargo, muy pocas lo han hecho.

Bases de datos

Foto: Shutterstock

Las diferentes empresas tienen la obligación de registrar sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Sin embargo, según cifras oficiales solo 70.156 de las casi 400.000 personas jurídicas inscritas lo han hecho. Esta situación obligó a l entidad ampliar el plazo de inscripción hasta el 31 de enero de 2018.

Hasta el momento regiones como Antioquia y Bogotá son las que tienen un avance con 35,49% y 32,83% respectivamente. Por su parte, Santander y Cundinamarca son los que menos bases de datos inscriben con 4,02% y 1,15%.

Laura Martínez Nova, abogada especialista en Derecho Comercial, dedicada al tema de Protección de datos personales y propiedad industrial de la compañía Adalid habló acerca de este tema y explicó cinco razones por las que la mayoría de empresarios colombianos no acatan esta norma:

1. Pensar que se necesita personal especializado para realizar el registro

Las empresas de gran tamaño cuentan con personal jurídico y de seguridad especializado para hacer este tipo de trámites. Muchos creen que realizar la inscripción requiere de este músculo laboral. sin embargo, esto no es así, según comenta la abogada Martínez: “Registrar cada base de datos no demora más de 30 minutos, pero antes de hacerlo, lo más importante es definir cuál es el verdadero inventario de activos de información de datos personales que tiene la empresa y las medidas de seguridad con las que cuentan”.

2. Poca claridad en el lenguaje que utiliza la plataforma del Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC

El registro debe realizarse por medio de una plataforma web diseñada para ello. Sin embargo, muchos empresarios, incluso expertos, aseguran que muchos términos pueden inducir al error, al no hallar claridad en la definición de los mismos.

El plazo del registro era hasta el 30 de junio, pero solo faltando pocos días para cumplirse, en la página aparecen los significados de términos como “Control de acceso”, o “Sistema de gestión de seguridad de la información”. Esto causó que muchos empresarios no se atrevieran a realizar el registro.

3. Enfrentarse a un soporte muy precario por parte de la SIC

Según Martínez, el portal web oficial de la SIC no ofrece respuestas eficientes que atiendan las necesidades de los usuarios. Esto se debe a que  las dudas son solucionadas con términos legales, normas y números de decretos, en lugar de brindar una respuesta clara, sencilla y fácil de digerir.

4. Creer que la norma es sólo para las grandes empresas

Los bajos números en el cumplimiento de esta norma no es solo por problemas de información por parte de la SIC, sino que los empresarios tienen mucha responsabilidad, sobretodo por la creencia de que son solo las grandes compañías las que deben acatar la norma.

Así lo explica Martínez: “Teniendo en cuenta que en Colombia, el 80% de las empresas son Mipymes, la mayoría de sus administrativos tienden a pensar que el registro es sólo para las grandes compañías y multinacionales. La verdad es que los responsables del registro son todas las sociedades, aunque tengan un solo empleado o activos muy pequeños. Además, es importante aclarar que incluso aquellos comerciantes u organizaciones privadas como conjuntos cerrados y edificios, están en la obligación de cumplir con esta obligación, aunque con términos de plazo de registro más amplios”.

5. Desconocimiento de la norma

Pese a que la SIC ha realizado una gran campaña de sensibilización que incluye capacitaciones gratuitas y viajes por todo el país para informar acerca de esta nueva norma, sigue habiendo muchas empresas que desconocen la norma. A esto se suma el temor de involucrar el RUT que es de obligatoria presentación para hacer la inscripción en el registro de bases de datos y que se convertirá en un documento “interoperable” entre la SIC y la DIAN.

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