¿El empleador puede conocer el contenido de los correos corporativos de los empleados?

26 de marzo del 2016

“En Colombia no existe jurisprudencia constitucional específica al respecto.”

Hoy día los e-mail corporativos, es decir aquellos que dicen XXXXXX@elnombredelaempresa.com, se han convertido en una herramienta de trabajo indispensable, allí los empleados reciben, envían  información y se contactan con clientes, proveedores; también puede ser que se de den usos no muy legales, como por ejemplo para asuntos íntimos o  personales y para robar información.

En los procesos judiciales de carácter laboral, cada vez es más usual ver este tipo de evidencias, en los que el empleador inculpa al empleado de cierta falta que culpa su despido y antagónicamente  aquellos que presenta el contratado con el fin de exculparse.

En primer lugar es de aclarar que el empleador para poder ver, recaudar y presentar estas evidencias, deberá tener autorización expresa del empleado, quien en su contrato de una forma clara y bien explicada aceptará entender que por razones de seguridad corporativa, su correo personal es visto por otra persona, normalmente es el Oficial de Seguridad de la Información, pero de todos  modos sugerimos sea alguien plenamente determinado, por el valor de la intimidad de las personas y las responsabilidades que de esto se puedan derivar.

En España gracias a un caso en el que en el computador asignado a un empleado, al hacer un mantenimiento rutinario de limpieza de virus, se encontró navegación por Internet en páginas pornográficas y al advertir esto el empleador solicitó a una empresa experta en informatica forense, se indagara a fondo la maquina, encontrando que él tenía contactos personales y soeces con mujeres en su tiempo laboral, agravando la situación, en cuanto a la inmoralidad a su juicio de los actos.

En primer lugar el Tribunal Constitucional se pronunció, advirtiendo la ilegalidad de las pruebas por violar el derecho a la intimidad, así el empleador jamás prohibió este tipo de contenidos o navegación, de igual forma el empleado jamás consintió la investigación sobre su computador o siquiera ver sus correos, lo que culminó con senda jurisprudencia que llevaron la expedición de la ley 6874 de 1 febrero de 2008, que regulo el tema.

En Colombia lamentablemente no existe jurisprudencia constitucional especifica al respecto, sin embargo algunos fallos han dado unos muy básicos lineamientos, así lo más recomendable es tener una asesoría experta, pues los empresarios en los contratos además de la adición de la cláusula de “uso de herramientas electrónicas” debería acompañarse con campañas de sensibilización, en la que se explique los graves riesgos del uso de los correos corporativos en asuntos personales, además de señalar todos los esquemas de seguridad de la información de la empresa, advirtiendo que en el momento de tomar las evidencias, los técnicos forenses deberán presentar consentimientos donde tanto el dueño de las maquinas y/o usuarios, deberán ratificar, reconociendo qué información será accedida para ser presentada en un proceso judicial.

Finalmente cabe recordar que de conformidad  con  la ley 527 de 1999, estos mails deberán presentarse en su formato original, es decir en formato digital revisando que el “encabezado” donde están las direcciones ip del mensaje estén digitalmente completo, así que las simples  impresiones instituirán sólo un indicio, que podrá de todos modos ser desestimado  por el juez por ausencia de los requerimientos legales, por lo que se recomienda asistencia de equipo forense experto.

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