La notificación no es un acto de mera formalidad procesal, sino un verdadero instrumento de garantía del debido proceso.
Durante numerosos años, el correo electrónico ha desempeñado un papel fundamental en nuestras vidas, siendo una herramienta omnipresente tanto en el ámbito laboral como en el personal y comercial. Su versatilidad ha permitido a las personas establecer comunicaciones, compartir documentos e incluso formalizar contratos de manera habitual.
La creciente popularidad y la facilidad de uso han llevado a la incorporación del correo electrónico en ámbitos judiciales, utilizándolo para notificaciones legales, sin embargo, es crucial destacar que su aplicación en procesos legales requiere la consideración de diversos parámetros, los cuales se detallan a continuación en consonancia con la legislación vigente.
¿El correo electrónico era un mito en entornos judiciales antes de la pandemia?
Había dudas en torno a cómo demostrar la recepción del mensaje y su contenido, lo cual, aunado a cierto desconocimiento de la Ley 527 de 1999 sobre documentos electrónicos, impedía masificar el uso del correo electrónico como medio de notificación en la época del Código de Procedimiento Civil:
- Era una opción casi restringida a la notificación de personas jurídicas, de tal forma que las personas naturales debían notificarse de manera física.
- Para realizar la notificación por aviso se debía cumplir con condiciones que no se tenían en todos los casos: de un lado la demanda en medio magnético no siempre estaba (porque no era adjuntada por el demandante o no era correctamente digitalizada), y de otro se exigía la firma digital del secretario, medio tecnológico con el que no se contaba (aún en la actualidad, la mayoría de los despachos judiciales del país no cuentan con este recurso digital).
- Se carecía de una herramienta tecnológica que brindara la misma seguridad que el correo certificado físico, porque no había muchas opciones para certificar que el contenido del mensaje, lo recibió el destinatario y lo leyó, lo cual podía traer como consecuencia una nulidad por indebida notificación o que la notificación se entendiera como no realizada, dado que el artículo 320 del Código de Procedimiento Civil, exigía contar con un acuse de recibo.
Posteriormente, en el año 2012 se expidió el Código General del Proceso, que daba una mayor claridad respecto del uso de las tecnologías en entornos judiciales. De hecho, muchas de las actividades que se realizan en la actualidad, como los expedientes digitalizados, las audiencias virtuales y las notificaciones por correo electrónico ya se podían realizar con esta norma, sin necesidad de haber esperado a la expedición del Decreto 806 de 2020 para que la rama judicial volviera a prestar sus servicios en medio de la pandemia.
Así, el Código General del Proceso trae las siguientes normas relevantes en la materia:
- Los sujetos procesales deben dar un correo electrónico para recibir notificaciones. Los memoriales y comunicaciones enviadas desde dichos correos se presumen auténticas, de conformidad con el parágrafo segundo del artículo 103 de dicha norma.
- El mismo artículo 103 abre la puerta para remitir notificaciones a través de otros medios de comunicación. Ello significa que esta norma permite que se utilicen otros medios de notificación, como podría ser WhatsApp, Telegram o incluso SMS, siempre que el Consejo Superior de la Judicatura emita la respectiva reglamentación.
- Las autoridades judiciales podrán recibir memoriales por correo electrónico y deberán garantizar que el mismo tenga disponibilidad suficiente para recibir mensajes de datos.
- Las notificaciones pueden hacerse por correo electrónico tanto a personas naturales como a personas jurídicas y para que la notificación sea válida se debe contar con acuse de recibo.
Entonces ¿Cuál es la situación actual?
Al revisar la Ley 2213 de 2022 y el Código General del Proceso, se encuentran los siguientes requisitos generales para realizar la notificación de correo electrónico de forma exitosa:
- Antes de realizar la notificación, se le debe informar al juez el correo electrónico del destinatario y la forma en la cual se obtuvo dicho correo electrónico.
- El correo electrónico debe enviarse preferentemente a través del correo electrónico del apoderado o el demandante, debidamente informados al juzgado de conocimiento.
- La información de la dirección electrónica de notificación podrá obtenerse de cualquier fuente pública o privada, incluidas las redes sociales.
- Una vez enviado el correo, los términos de notificación comenzarán a contarse “cuándo el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje”.
Correo electrónico certificado: vía tecnológica idónea para realizar la notificación de forma exitosa
Dado que la notificación es una medida para garantizar el debido proceso, es imprescindible que se cumpla con todas las pautas anteriormente mencionadas, de tal forma que el destinatario pueda enterarse adecuadamente de los procesos judiciales en su contra.
Ahora bien, como se ha mencionado, una de las dificultades del correo es que aun cuando uno siga dichas pautas, se puede dificultar la prueba del cumplimiento de las mismas. La solución a ello es el correo electrónico certificado, servicio ofrecido y concebido como una valiosa herramienta para efectuar las notificaciones de manera válida ya que permite conocer:
- El correo electrónico desde el cual se remitió el mensaje.
- El correo electrónico del destinatario.
- Que el correo electrónico en efecto fue enviado y recibido.
- Que el correo electrónico fue leído.
- Que los archivos adjuntos del correo electrónico fueron descargados.
Como se observa, este es un servicio muy útil para acreditar ante terceros el cumplimiento de los requisitos normativos para efectuar la notificación, contando con pruebas en caso de que se interponga un incidente de nulidad por indebida notificación.
