La necesidad de modernización se aceleró a partir de la pandemia, donde era imprescindible que se implementaran medios electrónicos para ejecutar trámites debido a las limitaciones y restricciones existentes de manera presencial, las cuales, las entidades quedaron expuestas y revelaron que no estaban preparadas para la digitalización, sin embargo, aunque hay nuevas formas para sumarse a la tecnología, la normativa del país en materia digital aún no está definida.
Con fundamento en lo establecido en el Decreto 2106 de 2019, a inicios del año 2021 se emitieron por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro las Resoluciones 011 y 012, las cuales regulaban las actuaciones notariales por medios electrónicos para garantizar la seguridad, autenticidad e integridad de trámites como: la radicación electrónica, la interoperabilidad con la Registraduría, la apostilla de documentos, el reporte del permiso de salida del país de menores de edad, o la firma digital de determinados actos, entre otros.
Sin embargo, la sentencia C-159 emitida en el año 2021 por la Corte Constitucional, declaró inexequibles los artículos reseñados del Decreto 2106 de 2019, debido a que se encontró que el presidente se extralimitó en las facultades extraordinarias que le fueron conferidas a partir del artículo 333 de la Ley 1955 de 2019. No obstante, para evitar traumatismos en las actuaciones notariales en curso, dicha inexequibilidad fue diferida hasta el 20 de junio de 2023, fecha que llegó sin que se expidiera norma alguna por parte del Congreso, lo cual implica que las notarías digitales quedaran sin base legal.
Tal vez el mayor impacto de esta ausencia normativa sea la escritura pública electrónica, que ya se estaba empezando a implementar en el país y actualmente queda huérfana de reglamentación, por tanto, los notarios deben volver a expedir las escrituras de manera tradicional, hecho que, sin duda, es un retroceso para el notariado colombiano, que contrasta con las más de 100 escrituras públicas electrónicas que se vienen emitiendo mensualmente.
Esto quiere decir, que en la actualidad no hay una norma que reglamente las actuaciones notariales por medios electrónicos, sin embargo, no debe ser un impedimento para expedir una nueva norma y continuar con la modernización notarial. De esta manera, más que un retroceso, la construcción de una nueva normativa debe verse como una oportunidad para establecer un esquema seguro y confiable en materia notarial, apoyado en las nuevas tecnologías y servicios de certificación digital.
Las experiencias internacionales demuestran que las actuaciones notariales a través de medios tecnológicos no solamente son viables, sino que las mismas ya son una realidad tangible que no desfigura la función notarial, ni la seguridad del trámite, siempre que se incorporen las herramientas tecnológicas idóneas. España ha desempeñado un rol fundamental con la Agencia Notarial de Certificación -ANCERT-, acreditada como un prestador de servicios de confianza (equivalente a una Entidad de Certificación Digital en Colombia), desarrollando múltiples soluciones tecnológicas para la modernización del notariado, como App´s de firma electrónica, la firma avanzada notarial en la nube y la plataforma Iber@, que permite la gestión de solicitudes de cooperación jurídica internacional, algunos servicios que se han implementado desde el año 2003, consisten en la creación de la copia electrónica autorizada notarial de la escritura pública; en el año 2004 se crea el índice único informatizado notarial; desde el año 2004 hasta el 2006 se desplegó el Sistema Integrado de Gestión Notarial (SIGNO); en el año 2014 se creó la Aplicación de Gestión Notarial para agilizar la gestión interna de las notarías, recientemente, a partir de la Ley 11/2023 del 8 de mayo, se permite la ejecución de actuaciones notariales de forma digital, a través de la sede electrónica notarial, videoconferencia y uso de firma electrónica cualificada (firma digital).
Contar con trámites notariales electrónicos facilita la interoperabilidad en tiempo real con autoridades nacionales e internacionales, brindando total confianza acerca de la autenticidad, integridad y vigencia del documento, pues será la notaría la que se comunique directamente con la respectiva autoridad, eliminando la posibilidad de que un tercero falsifique el documento expedido.
¿Qué mecanismos digitales se pueden implementar en las notarías del país?
Principalmente, hay que garantizar la validación de identidad con biometría facial y prueba de vida, mediante un software de on-boarding digital, que asegure en las reuniones electrónicas, que los que se conectan están vivos y presentes ante la cámara, esta herramienta será útil ante el funcionario de la notaría o del notario, quienes podrán tener una amplia conversación con la persona y concretar la actuación notarial a través del cotejo de la imagen (rostro) de la persona y/o la imagen del documento de identidad exhibido por el ciudadano ante una base de datos privada y/o preferiblemente pública, como lo son las bases de datos biométricas de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
También es indispensable que los servicios notariales cuenten con tecnologías como los certificados de servidor seguro (Secure Socket Layer), para garantizar el cifrado y seguridad de las actuaciones en su página web, plataformas de pago electrónicas y, en general, contar con un sistema de información que permita resguardar y certificar la trazabilidad de las actuaciones notariales. No se debe olvidar que el notariado, en virtud del decreto 2163 de 1970, así como las leyes 29 de 1973 y 588 de 2000, “…es un servicio público que se presta por los notarios y que implica el ejercicio de la fe pública notarial”, por lo que también deberán implementar su “sede electrónica” (Decreto 1078 de 2015).
La sede electrónica, tiene fundamento normativo en la Ley 1437 de 2011, que la define en el artíuclo 60 como “(…) Toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica (…)”, siendo por mandato de dicha disposición que “(…) La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional”.
El artículo 14 del Decreto 2106 de 2019 establece que las autoridades deberán integrar a su sede electrónica todos los portales, sitios web, plataformas, ventanillas únicas, aplicaciones y soluciones existentes, que permitan la realización de trámites, procesos y procedimientos a los ciudadanos de manera eficaz. Así mismo, la titularidad, administración y gestión de la sede electrónica es responsabilidad de cada notaría y deberá estar dotada de las medidas jurídicas, organizativas y técnicas que garanticen calidad, seguridad, autenticidad, integridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información y de los servicios.
Así mismo, debe hacerse hincapié en el mecanismo de firma a utilizar en las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, dado que es muy grave que se presenten fraudes por medios electrónicos que deriven, por ejemplo, en la falsificación de escrituras públicas y el consecuente traspaso fraudulento de bienes inmuebles a personas que realmente no son las dueñas.
Para evitar que este tipo de situaciones se presenten, es imprescindible que se utilicen firmas digitales (las cuales son emitidas por entidades de certificación digital y son más seguras que otra clase de firmas electrónicas), la implementación de la biometría dactilar y el cotejo de las huellas de los usuarios disminuirá los casos de fraude por suplantación de identidad en la suscripción de escrituras públicas y de documentos electrónicos notariales en general.
Tenga en cuenta que la escogencia de un mecanismo de firma inadecuado podría derivar en fraudes y la consecuente pérdida de confianza en la fe pública notarial, además de posibles nulidades derivadas del incumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999, sobre documentos electrónicos, riesgos que pueden mitigarse fácilmente a través del uso de firmas digitales.
