Héctor García
Héctor García

Reglas para las notificaciones por correo electrónico: ¿desconocimiento del debido proceso?

Con la implementación de herramientas digitales dentro de los procesos judiciales en Colombia, se generaron nuevos mecanismos para celebrar determinadas actuaciones, por ejemplo, ahora es común que se realicen notificaciones por correo electrónico o que las audiencias se lleven a cabo por medio de plataformas virtuales, cada vez más son las personas que adjuntan capturas de pantalla, imágenes, fotos u otras evidencias digitales como prueba.

Si bien las herramientas digitales se podían usar desde el Código General del Proceso, en la pandemia se expidió el Decreto 806 de 2020, lo que impulsó la masificación de mecanismos electrónicos en entornos judiciales, al pasar la contingencia sanitaria, estas herramientas se siguen utilizando en virtud de la Ley 2213 de 2022.

Sin embargo, la aplicación de esta norma no ha estado exenta de inquietudes y debates, en materias como la notificación por correo electrónico: ¿Es legal este medio de notificación? ¿Cuándo se entiende notificada la persona? ¿Qué es y cómo se prueba el acuse de recibo?

Lo primero que se debe aclarar en este aspecto es que la norma prevé que se notifique a través de “canales digitales”, lo cual abre paso a que se utilicen otros canales distintos al correo electrónico, aunque este último es el más tradicional. 

Frente al correo, se le preguntó directamente a Microsoft por la certificación de acuse de recibo o la confirmación de entrega, afirmaron que muchas veces los mecanismos nativos que tienen los correos electrónicos para confirmar la recepción de entrega y el acuse de recibo no son exactos o dependen de otra acción del destinatario, como dar clic en una ventana emergente para notificar al emisor del mensaje, que en efecto leyó el correo electrónico (esto posibilita que las personas reciban el correo, lo lean, conozcan su contenido, pero opten por no notificar al emisor acerca de esta lectura).

Esto generó que el mismo Microsoft recomendará acudir a servicios de correo de terceros especializados, expresando: “reiteramos la importancia de acudir a soluciones de terceros que cuentan con las herramientas técnicas para certificar la recepción, apertura y lectura de un mensaje de datos enviado a través de correo electrónico”.

La Corte también analizó las notificaciones a través de WhatsApp (aunque ello no excluye que se puedan utilizar otras aplicaciones como telegram o signal), indicando que este medio era idóneo para efectuar notificaciones, máxime cuando se utiliza constantemente por las personas en su vida cotidiana; no obstante la Corte también destacó que por este medio era difícil probar la lectura del mensaje, aunque este requisito no es necesario debido a que “basta con que se infiera la recepción del mensaje para que se entienda enterado el destinatario, de lo contrario, la notificación pendería de la voluntad del mismo”.

Ahora bien, independientemente del canal que se use, se debe cumplir con los siguientes requisitos: a) Afirmar bajo la gravedad de juramento que el canal digital pertenece a la persona a notificar, b) Que se indique la manera en la cual se obtuvo el canal digital, c) Que se prueben las dos circunstancias anteriores particularmente con “comunicaciones remitidas a la persona por notificar”. La Corte resaltó que estos requisitos podían acreditarse utilizando cualquier medio de prueba, dado que existe libertad probatoria sobre el particular.

Si bien existe libertad probatoria, es usual que para probar estos aspectos, se utilice la impresión de las populares capturas de pantalla, pantallazos o “screenshots”,es importante precisar que una captura de pantalla de un correo electrónico no brinda mayor seguridad técnica, pues dicha captura puede ser alterada y no es un soporte fiable ni del contenido del mensaje de correo, ni de los datos de envío, destinatarios y remitentes.

Sin embargo, la Corte manifestó que, si bien las capturas de pantalla no son el medio técnico más idóneo, se encuentran cobijadas bajo la presunción de autenticidad y, por ende, será la contraparte la que deba demostrar la veracidad de la imagen.

Finalmente, la Corte Constitucional a través de la sentencia C-420 de 2020 indicó que este término comienza a contarse desde el acuse de recibo o cuando se constate por cualquier medio el acceso del destinatario al mensaje, indicó que la notificación personal se entiende surtida con el envío de la providencia a notificar, sin perjuicio a que posteriormente la otra parte pueda alegar una indebida notificación y, consecuentemente, que no se cuenten los términos procesales “si se demuestra que el destinatario no recibió la respectiva comunicación”.

Pese a la decisión de la Corte, se evidencia que cada vez más, tanto los abogados, como los jueces, deben tomar precauciones en el momento de utilizar las herramientas digitales, en interés de la facilidad y rapidez. 

En efecto, preocupa que las notificaciones personales puedan realizarse con el envío a la dirección de correo electrónico, sin que se exija mayor prueba acerca de la recepción de dicho mensaje por parte del demandado; podría pasar, entonces, que se surta todo el proceso judicial, se practiquen medidas cautelares, se dicte sentencia y el demandado no se haya enterado del litigio en su contra, bien porque el correo realmente no se envió, se remitió a una dirección electrónica equivocada o se envió pero no llegó al destinatario por alguna razón (por ejemplo, porque tenía el buzón de su correo lleno).

La flexibilidad impuesta por la Corte como regla para realizar notificaciones a medios electrónicos, pone en riesgo la garantía del debido proceso en un aspecto fundamental como lo es enterar a una parte de determinada decisión judicial, la importancia de este aspecto radica en que si la persona no se entera de la decisión no podrá ejercer su derecho a la defensa, oponerse, presentar pruebas, radicar recursos y, en general, velar por sus intereses.

Por esta razón, la legislación exige que, en caso de notificación a la dirección física, el demandante se apoye en una empresa de servicio postal, haciendo uso del correo certificado, dado que es una forma de garantizar tanto la recepción como el contenido de la notificación por parte de un tercero idóneo.

Se estima prudente que de forma análoga a las reglas de las notificaciones físicas se requiera el uso de correo electrónico certificado, para garantizar el debido proceso de las partes en materia de notificación y evitar una mayor congestión judicial producto de la interposición de nulidades, denuncias y acciones de tutela alegando una indebida notificación, con las consecuencias que ello puede acarrear.

Empero, aun cuando la Corte no lo exija expresamente, si se recomienda a los abogados y a las partes del proceso hacer uso de mecanismos de correo electrónico certificado, ya que es el medio más fiable para garantizar que la notificación se realizó en debida forma, evitando que el proceso se alargue. 

Como conclusión, considero necesario el uso del correo electrónico certificado (máxime teniendo en cuenta que sus costos son ostensiblemente inferiores a los de la correspondencia física, lo cual garantiza su accesibilidad), pues mediante este mecanismo se reduce la posibilidad de que exista una indebida notificación. Así, sin perjuicio de que no sea obligatorio, el correo electrónico certificado si debe convertirse en una buena práctica de los litigantes para evitar problemas procesales en el futuro. 

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