En la actualidad la transformación digital se ha convertido en una realidad para las compañías. Las organizaciones han pasado de ver los procesos de digitalización y automatización de procesos de una iniciativa interesante a una verdadera necesidad que ya se empiezan a normalizar, pues el almacenamiento de documentos en la nube, las firmas electrónicas, la automatización de flujos de trabajo y el uso de documentos digitales son prioridades para el 2022.
Además, dar este salto al uso de estás tecnologías se ha convertido en una gran ventaja y una oportunidad de crecer. De acuerdo con un estudio realizado este año por la firma Forrester, y contratado por Adobe, el 72% de las empresas cree que aplicaciones como la firma electrónica son esenciales para la continuidad de un negocio.
Y no solo para las empresas sino también para los equipos de trabajo; según el mencionado estudio, el 66% de los empleados requiere alternativas digitales para su trabajo. “Este es el resultado de lo fácil, cómodo y seguro que son los procesos de documentación digital que hoy por hoy, no depende del papel, ahorra tiempo que se puede invertir mejor y libera recursos valiosos”, explica Eduardo Jordao, Senior Channel Account Manager en Adobe.
En contraste, mantener procesos lentos y obsoletos, basados en papel, pueden llevar a un profesional a perder el interés por su trabajo, a sentirse frustrado y sin compromiso; lo cual puede afectar a una compañía y sus resultados.
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Por eso, Adobe presenta cuatro recomendaciones clave para impulsar equipos de trabajo motivados y productivos a través de experiencias optimizadas y personalizadas que conectan a las personas bajo un mismo propósito:
1. Generar flujos de trabajo dinámicos
Siempre que se va a gestionar un flujo de documentos, existe la posibilidad de que haya fricciones. Ya sea que esté enviando documentos para firmas, formularios de seguimiento o archivando papeles; es muy fácil que las cosas se pierdan en medio de la confusión.
De esta forma, cualquier profesional dentro de la organización, y sin importar donde se encuentre, puede adaptar y automatizar los flujos de trabajo para obtener firmas electrónicas, recopilar datos de formularios, confirmar la entrega de un documento importante para optimizar la gestión de flujos de trabajo y lograr que la operación avance en el menor tiempo posible.
2. Dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo al equipo
La principal interacción que se debe fomentar en los entornos corporativos es con las personas. Pero con demasiada frecuencia, los líderes de un área o de un equipo se encuentran atrapados en tareas administrativas, que son repetitivas en lugar de centrarse en las prioridades impulsadas por las personas.
Dedicar menos horas al tradicional ‘papeleo’ e invertir más tiempo en la incorporación aplicaciones modernas y procesos 100% digitales ayudará a reducir costos asociados al papel, la impresión y el almacenamiento; con Adobe Sign se puede realizar seguimiento a los documentos con mayor facilidad, lograr que se firmen de forma electrónica desde cualquier lugar y recopilarlos directamente en un dispositivo móvil. Este proceso, sin duda, impulsa la productividad de las empresas, optimiza los procesos y permite cerrar acuerdos y contratos mucho más rápido.
3. Mantener el negocio en movimiento y el trabajo colaborativo
Los procesos disfuncionales y los flujos de trabajo desconectados pueden generar problemas de comunicación y una colaboración ineficaz. Este mundo cada vez más remoto y móvil necesita herramientas digitales ágiles que funcionen para todos desde cualquier lugar y siempre que sean necesarias.
Además, hoy en día, los negocios se hacen en movimiento. Mantenerse conectado con la gente en la oficina o mientras viaja, invertir en documentos digitales, formularios y firmas electrónicas como Acrobat DC y Adobe Sign, permite impulsar la innovación digital y aumentar la productividad mediante API estables e innovaciones como Adobe Scan que cuenta con tecnología de inteligencia artificial de Adobe Sensei. Con esto, Document Cloud llevará la experiencia digital a otro nivel con múltiples recursos que contribuyen a un ROI excepcional para cualquier sistema empresarial.
4. Proteja y asegure la información confidencial
Muchas personas están detrás de cada documento y firma. Proteja esos datos personales, mantenga la información segura y reduzca la responsabilidad y el riesgo con firmas electrónicas como Adobe Sign. Agregar contraseñas a cada documento, preservar los datos personales y establecer parámetros para restringir la copia, edición o impresión de documentos confidenciales le permitirá reducir los costosos riesgos legales y comerciales asegurándose de que sus documentos estén actualizados, sean precisos y cumplan con las normas.
