El año 2024 inició con múltiples titulares que han captado el interés de los colombianos. Entre ellos destaca el cierre de varios establecimientos comerciales por parte de la DIAN, entre los que se incluyen reconocidas cadenas de supermercados como Éxito y Olímpica.
Estos cierres generaron diversas reacciones y pronunciamientos de la ciudadanía, voceros de los establecimientos comerciales y el Gobierno, partiendo de dudas como: ¿Hay un ataque contra el comercio formal? ¿Cómo afecta esta problemática a los tenderos y pequeños comerciantes? ¿La factura electrónica es un aspecto negativo de la regulación colombiana?
Dado que se requiere un sistema informático especial para la generación de la factura electrónica, las personas naturales o jurídicas pueden elegir entre tres alternativas: a) realizarlo mediante un software que cumpla la reglamentación de la DIAN, b) Realizarlo a través de una empresa especializada, denominada proveedor tecnológico (Se sugiere cerciorarse de que la empresa se encuentre autorizada por la DIAN como proveedor tecnológico antes de contratar el servicio), o c) Acogerse al sistema directo de la DIAN.
El objetivo de la masificación de la facturación electrónica se ha ido dando de manera gradual y tuvo un impulso importante a partir de la Ley 1819 de 2016. Desde dicha fecha se han establecido calendarios de implementación de facturación electrónica atendiendo a criterios como el tipo de actividad y el tamaño de la empresa. En todo caso, el objetivo siempre ha sido que la mayor cantidad de personas y comercios emitan factura de manera electrónica.
Finalmente, es pertinente destacar otras normas en materia de facturación electrónica:
- Resolución 042 de 2020: Reglamenta la generación e implementación de la factura electrónica, especificando a detalle los requisitos técnicos de la misma y estableciendo que la factura debe utilizar firma digital.
- Resolución 015 de 2021: Desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor. En esta resolución se encuentran los aspectos técnicos del sistema RADIAN. Allí se registran las facturas, los endosos electrónicos, el aval, el mandato, el pago, entre otros, permitiendo contar con una plataforma adecuada para la negociación y circulación de facturas electrónicas. Posteriormente esta Resolución es derogada por la Resolución 085 de 2022, que introduce modificaciones al sistema RADIAN, el cual sigue vigente.
- Decreto 442 de 2023: Reglamenta algunas condiciones de expedición de la factura y documentos equivalentes.
Entendiendo todo lo anterior ¿Por qué la factura electrónica ha ocasionado cierres de los establecimientos de comercio?
El revuelo se ha generado en virtud de una modificación al Estatuto Tributario originada en la Ley 2155 de 2021. El artículo 13 de dicha Ley estableció que el sistema P.O.S. solo podía utilizarse para transacciones que no superen las cinco U.V.T. (Equivalentes a $235.325). En otras palabras, cuando una persona hace compras en un supermercado por un valor superior a los $235.325, ya no se le debe hacer entrega del recibo físico que conocemos (como ya lo hemos visto este recibo realmente es un documento equivalente emitido bajo el sistema P.O.S.) sino que se le debe expedir al comprador una factura electrónica.
Una de las razones que motivó esta regulación es masificar la factura electrónica, teniendo en cuenta que a través de la misma la DIAN puede tener información en tiempo real y completa de todas las transacciones que se realizan, a diferencia de lo que puede acontecer con el sistema P.O.S. que no está conectado en línea con la Dian.
Esto implica que los establecimientos de comercio adecúen sus sistemas para la facturación electrónica, lo cual demanda un tiempo especial de transición. Por esta razón, el 19 de agosto de 2022 la DIAN emitió la Resolución 1092, mediante la cual se establece el calendario para que los comerciantes cumplan con la obligación de emitir factura electrónica.
En esta Resolución se indica que para el primero de febrero de 2023, los grandes contribuyentes ya deben emitir factura electrónica si la transacción supera las cinco U.V.T.; para el 1 de abril de 2023 esta obligación debía ser cumplida por los declarantes de impuesto sobre la renta y complementarios o declarante de ingresos y patrimonio; para el 1 de mayo de 2023 la obligación debía cumplirse por parte de no declarantes y para el 1 de junio de 2023 los demás sujetos que no se encontraran en alguna de las categorías indicadas anteriormente debían cumplir con las disposiciones sobre facturación electrónica.
Explicado lo anterior, se pueden responder las siguientes preguntas clave sobre los recientes cierres a supermercados y grandes superficies:
- ¿La DIAN podía cerrar establecimientos de comercio como Olímpica o el Éxito por incumplir la regulación de facturación electrónica?: La respuesta es sí, dado que el Estatuto Tributario consagra esta sanción de manera expresa.
- ¿El incumplimiento de la facturación electrónica significa que se están evadiendo impuestos?: No necesariamente. Como se observó, el sistema P.O.S. es un sistema regulado legalmente y las empresas declaran impuestos tanto con dicho sistema como con la factura electrónica. Por ello, incumplir las normas de facturación electrónica no conlleva necesariamente a que haya una evasión de impuestos.
Entonces ¿Cómo utilizar la factura electrónica y que no le cierren su establecimiento en el intento?
Al igual que en la mayor parte del mundo, la factura electrónica es un elemento que acompaña las transacciones comerciales y ha remplazado la factura en papel. En Colombia este tipo de factura es obligatoria en la mayoría de los casos y, por ende, es necesario conocer su funcionamiento para evitar sanciones.
Como se ha visto, el incumplimiento de las normas en torno a la facturación electrónica conlleva a sanciones que se encuentran previstas en los artículos 616-1, 651 y 652 del Estatuto Tributario. En especial, en caso de expedir documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos, se puede imponer una sanción equivalente al uno por ciento (1%) del valor de las operaciones que se facturaron sin el cumplimiento de los requisitos y en caso de reincidencia se puede proceder al cierre del establecimiento de comercio.
Para evitar estas u otras sanciones, se brindan los siguientes consejos:
- Asesoramiento legal y contable: Si bien en internet existe mucha información y se pueden consultar las normas vigentes, la situación de cada persona es particular y, por ende, siempre es mejor contar con el acompañamiento de expertos para saber cuándo y cómo facturar electrónicamente. Como norma general, los obligados a facturar se encuentran en el artículo 615 del Estatuto Tributario. Recuerde que la facturación electrónica no es solamente una obligación de personas jurídicas y sociedades comerciales, dado que las personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT (equivalente a $164.727.500) también deben facturar electrónicamente, al igual que aquellas personas con más de un establecimiento de comercio, que exploten intangibles bajo franquicia, concesión o regalía o sean usuarios aduaneros.
- Tecnología: La factura electrónica debe ser emitida a través de un software idóneo. Por ello, es conveniente verificar que los sistemas utilizados cumplen con las regulaciones legales y, en caso de acudir a un tercero, verificar que dicho tercero sea un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
- Procesos y procedimientos: Las empresas y personas naturales obligadas deben establecer procedimientos internos de carácter contable y tributario que les permitan cumplir a cabalidad con las normas sobre facturación electrónica. Este tipo de reglamentaciones facilita la comprensión de las normas por parte de los trabajadores y su aplicación dentro del contexto empresarial.
- Capacitaciones: El personal involucrado en el ciclo de facturación debe conocer la normativa aplicable a sus funciones y estar actualizados periódicamente para que el personal pueda apropiar los procedimientos internos de la empresa y aplicarlos correctamente, lo cual es vital, pues de nada sirve cumplir con las pautas anteriores si en el momento de atender a un cliente y ejecutar la transacción, uno de los trabajadores no emite la factura electrónica o la emite de manera inadecuada.
- Solicitud de información necesaria: Los establecimientos de comercio solo pueden pedir a los consumidores la información que sea necesaria para la emisión de la factura electrónica, absteniéndose de pedir otros datos adicionales. Así mismo, esa información no la pueden utilizar para otros fines, como fines comerciales o de publicidad, salvo que el cliente lo haya autorizado expresamente.
Finalmente, es importante tener en cuenta que las polémicas en torno al cierre de establecimientos de comercio no puede generar una dualidad donde el Estado y los comerciantes se encuentren en una lucha constante. Por el contrario, estos actores deben trabajar de la mano para avanzar en la construcción de un mejor país.
Así mismo, la factura electrónica no es una modalidad exclusiva de Colombia: según un estudio de la compañía SERES, el 63% de los países del mundo ya ha implementado la factura electrónica. El 100% de los países europeos y el 74% de los países de América ya utilizan la factura electrónica, dentro de los cuales se encuentran Brasil, México, Chile, Perú, Ecuador, Argentina, Uruguay y Guatemala.
