La facturación electrónica en Colombia sigue generando dudas entre comerciantes y profesionales. Aunque es una obligación vigente desde 2020, todavía muchos desconocen su alcance, beneficios y las sanciones que implica no cumplirla.
Para aclarar el panorama, Alexander Ortiz, gerente de producto de facturación electrónica de Bolt, explicó en entrevista con KienyKe.com las claves de este proceso que moderniza el comercio y mejora la relación con la DIAN.
¿Qué es la facturación electrónica?
Según Ortiz, una factura electrónica es un documento comercial que acredita una venta o prestación de servicio y tiene la misma validez que una factura tradicional.
La gran diferencia está en que este documento se valida en tiempo real ante la DIAN, lo que garantiza su autenticidad y evita la evasión fiscal.
“La factura electrónica es igual a la tradicional, solo que ahora está conectada con la DIAN, que la valida al instante”, explicó el experto.
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Desde cuándo es obligatoria en Colombia
La obligatoriedad de la facturación electrónica comenzó en 2020, durante la pandemia del COVID-19. Sin embargo, no todos los contribuyentes están obligados.
Ortiz precisó que todas las personas jurídicas, como sociedades anónimas (S.A.) o limitadas (Ltda.), deben hacerlo. En el caso de personas naturales, deben emitir factura electrónica quienes:
- Sean responsables de IVA (código 48 en el RUT).
- Sean responsables del impuesto nacional al consumo, como bares o restaurantes.
- Obtengan ventas superiores a 3.500 UVT, equivalentes a $174.296.000 en 2025, es decir, unos $14.5 millones mensuales.
- Pertenecen al régimen simple de tributación, sin importar el monto de sus ventas.
También están incluidos los profesionales liberales como médicos, contadores, abogados o ingenieros que presten sus servicios de manera independiente.
Cómo implementar la facturación electrónica paso a paso
El proceso, según Ortiz, es más sencillo de lo que parece.
- Elegir un software autorizado que se adapte al negocio. En el caso de Bolt, su plataforma Bolt POS y la próxima funcionalidad en su aplicación facilitan el trámite.
- Realizar la habilitación y pruebas ante la DIAN, conectando el software con la entidad.
- Obtener la resolución de autorización de facturación, que define el rango de facturas permitidas.
- Enlazar la resolución al software y comenzar a emitir facturas válidas.
“En cuestión de minutos puedes estar habilitado y facturando legalmente. El secreto está en tener un buen software y asesoría adecuada”, afirmó Ortiz.
Errores comunes al facturar electrónicamente
Entre los errores más frecuentes, el experto mencionó:
- Creer que solo se debe facturar montos grandes.
- Pensar que el sistema es complejo o costoso.
- No contar con un software certificado ni con la debida asesoría contable.
Ortiz aclaró que hoy toda venta, desde un solo peso, debe ser facturada electrónicamente.
Sanciones por incumplimiento
El no cumplir con la facturación electrónica puede traer multas de hasta 950 UVT, equivalentes a más de $46 millones de pesos, además del cierre temporal del establecimiento o la inhabilidad para contratar con el Estado.
“No vale la pena arriesgar el negocio. Las sanciones son duras y pueden afectar gravemente la reputación del comerciante”, advirtió Ortiz.
Un llamado a la formalización y la confianza
Para el gerente de Bolt, la facturación electrónica es más que una obligación: es una herramienta para fortalecer la formalidad empresarial, mejorar la gestión financiera y generar confianza en los clientes.
“Facturar electrónicamente es fácil, rápido y beneficioso. No esperen a ser sancionados para hacerlo”, concluyó Ortiz.
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