Las reuniones son parte fundamental en el ámbito laboral. Entre otros aspectos, se diseñan estrategias, se alinean acciones, se revisan avances, se discuten temas especiales, entre otros. Sin embargo, no todos los temas justifican una reunión o a veces no se llega a conclusiones fructíferas.
Cabe mencionar que si las reuniones no se planean de una manera adecuada pueden llegar a consumir el 55% del día de trabajo. Esto quiere decir que no solo se pierde tiempo valioso en espacios improductivos, sino que se reduce tiempo valioso de trabajo.
En especial se pierde tiempo en los cargos tácticos que tienen rutinas operativas propias. Pero, ¿Cómo lograr que estos encuentros sean útiles y productivos?
Tenga claros los objetivos y la agenda
Todas las reuniones tienen que tener un propósito claro y una agenda para que los asistentes estén preparados. Si no se hace de este modo, se dará vueltas una y otra vez sobre el mismo tema o se perderá tiempo tratando de encontrar el objetivo del encuentro. Así mismo, tiene que haber un tiempo definido de duración para que no se alarguen los encuentros más de la cuenta y se pueda usar el tiempo de forma eficiente. [single-related post_id="1111789"]Considere los traslados
En algunas ocasiones las reuniones implican traslados de un lugar a otro por parte de los asistentes, si es un lugar con tráfico, estos viajes supondrán una importante porción de tiempo productivo del día. Por esto es que tan importante considerar cuánto tiempo se tomarán los asistentes en desplazarse al lugar de encuentro. Puede agendar las reuniones en horarios cómodos para todos y revisar alternativas tecnológicas.Contemple una videoconferencia
Esta alternativa puede ser muy útil cuando los involucrados se encuentran en lugares, ciudades o países diferentes. Puede usar herramientas como Skype, BlueJeans o Zoom que le permiten comunicarse con los colaboradores o clientes, esto le ayudará a reducir tiempo y logística.Revise conexiones y aparatos
Tenga en cuenta que cuando las reuniones son presenciales en una misma sala, o cuando son a través de medios virtuales, es posible que los equipos fallen. "A todos nos ha ocurrido que llegamos a una reunión donde no se puede proyectar porque alguna conexión está fallando o porque el computador no es compatible; o que antes de iniciar una videollamada, alguna de las personas pregunta si lo escuchan o lo ven, sin tener éxito", explicó WeWork. [single-related post_id="1111385"] Para evitarse contratiempos, revise unos minutos antes de comenzar la reunión que las herramientas tecnológicas estén funcionando:- Conexión a Internet
- Conexión a proyectores
- Sistemas de audio
- Carga de los equipos
