Desde el miércoles santo, fecha en que la familia presidencial se trasladó a la Casa de Huéspedes de Cartagena, la primera dama, María Clemencia de Santos, asumió las riendas de todos los detalles de la organización de la cumbre. Su primera tarea: supervisar la decoración del Centro de Convenciones. Permaneció todo el domingo, a puerta cerrada, con su equipo de asesores. Las inmensas ánforas de barro llenas de flores tropicales adornan los corredores, donde el toque de los artesanos de Colombia estará presente.
Arturo Calle fue el encargado del diseño y la elaboración de los uniformes que llevarán los meseros: camisas blancas, pantalones kakis y un cinturón rojo.
Los presidentes y cancilleres entrarán al Centro, en orden alfabético de sus países, por una alfombra roja que los llevará desde la calle hasta el lobby que estará decorado con una gran urna de flores y hojas tropicales. Desde el techo cae un gran racimo de mochilas Wayús, de colores brillantes y llamativos, que se les obsequiarán a los invitados de honor. De las paredes colgará otra gran muestra de hamacas, puestas como esculturas, por el arquitecto y diseñador del espacio, Franz Vandenenden.
La cancillería realizó en la madrugada del fin de semana los ensayos de las caravanas presidenciales y las comitivas. Funcionarios de protocolo, ubicados en los diferentes lugares donde se hospedaran las comitivas, cronometraron el recorrido con el fin de poder establecer los tiempos de llegada de los mandatarios a los eventos programados. La Primera Dama ha asumido el manejo de los hilos de la gran organización, discreta y silenciosa, sobre la cual reposa el éxito formal del evento, que en estos casos de alto protocolo, pesa tanto como las reuniones sustantivas.
