¡Evítese problemas! Use correo electrónico certificado

Publicado por: juan.sacristan el Mar, 19/01/2021 - 15:47
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Por: Héctor José García.*
Héctor José García

Con la llegada de la pandemia, una de las disposiciones que más llamó la atención fue la posibilidad de realizar notificaciones por medios electrónicos, específicamente por correo electrónico, incluso mediante aplicaciones como Facebook, WhatsApp o Telegram. Estas alternativas cambiaban el esquema tradicional de envío de documentos físicos a la dirección de la persona a notificar, a través de una empresa de mensajería autorizada.

El decreto 806 de 2020 dio vía libre a realizar notificaciones por medios digitales como los señalados. Sin embargo, se suscitó una controversia sobre el momento exacto en el cual se empieza a contabilizar el término respectivo, es decir, a partir de cuándo se entiende notificada una persona. El Decreto 806 indicó que a partir del envío del mensaje se empezaban a contabilizar los términos de la etapa procesal respectiva. Sin embargo, esta regla ha traído una discusión importante en torno al Debido Proceso, dado que es distinto el envío del mensaje a su recepción. 

Sobre la recepción del mensaje, puede pasar que el interesado remita el correo electrónico, pero este no llegue a la bandeja de entrada de la persona a notificar, bien sea por problemas del servidor, falta de espacio, errores en la digitación de la dirección electrónica, entre otros factores. Por ello, la Corte Constitucional en la sentencia C-420 de 2020, indicó que los términos de notificación sólo empezarán a contarse cuando el emisor reciba un acuse de recibo por parte del destinatario o se pueda constatar que este último efectivamente se ha enterado de la actuación.

Entonces, ¿cuándo se entiende notificada la persona? 

Para responder adecuadamente a la inquietud planteada, es importante establecer que la remisión del correo electrónico tiene tres momentos: 

  • Envío del mensaje: El mensaje de datos sale del servidor del remitente y el sistema notifica que el mensaje fue enviado correctamente.
  • Recepción del mensaje: El mensaje de datos llega al correo del destinatario y aparece en la bandeja de entrada (puede ser en la bandeja de entrada principal, en el Spam o en alguna otra carpeta, pero en todo caso estará disponible para el destinatario)
  • Lectura del mensaje: El destinatario puede abrir el mensaje de correo electrónico y leer los archivos adjuntos.

La discusión surge porque algunos ya dan por hecho que la persona ha sido notificada con la recepción del mensaje, aunque esta no responda con el acuse de recibo; mientras que otros señalan que para que se surta adecuadamente la notificación, se debe comprobar que el destinatario leyó el correo electrónico. 

Pese a las múltiples interpretaciones que pueden suscitarse al respecto, es aconsejable optar por la última alternativa por las siguientes razones: a) La Corte Constitucional señala que se debe constatar “el acceso al mensaje”, lo cual se debe entender como su lectura, b) El artículo 20 de la Ley 527 de 1999 al definir el acuse de recibo exige actuaciones positivas del destinatario que implican la lectura del mensaje y c) El objetivo principal de la notificación es garantizar que la persona se entere de forma efectiva sobre la actuación que se va a surtir, de tal forma que se vuelve un pilar del Debido Proceso y del derecho de defensa. 

Correo electrónico certificado

Este servicio se asemeja al correo certificado físico y acredita en medios virtuales la fecha y hora de actuaciones tales como el envío del mensaje, su recepción y la confirmación de lectura, así como las direcciones electrónicas tanto del remitente como del destinatario y los archivos adjuntos remitidos. Inclusive, algunos de estos servicios también certifican la descarga de los archivos que se adjuntan al mensaje de correo electrónico.

Así, para respetar el derecho de defensa y evitar futuras nulidades, lo conveniente es que toda notificación por correo electrónico o redes sociales, incluyendo los memoriales que se remitan al juzgado (dado que no todos los despachos dan acuse de recibo), se hagan a través de servicios de correo electrónico certificado. Esto permite atestiguar fácilmente que la notificación se realizó de conformidad con los preceptos legales establecidos.

*Director del Observatorio de Gobierno y TIC de la Universidad Javeriana. Presidente de Camerfirma Colombia. www.camerfirma.com.c